Doküman Yönetim Sistemleri Nedir?

Doküman yönetim sistemleri genellikle sayısal ortamlarda ki bilgi, belge ya da dokümanların gerekli organizasyonlarını ve yönetimleri için de özel olarak geliştirilen uygulama ve sistemler olmaktadır. Aynı zamanda sık şekillerde geri dönüş yapılan fiziki ortamlarda ki evrakların da taranıp indekslenerek DYS içerisine almak da bu belgelere hızlı ulaşımı sağlamaktadır. DYS yani doküman yönetimi sistemleri, doküman arşiv yönetim sistemleri, elektronik belge yönetim sistemleri, vb. gibi sistemler ise genellikle iç içe geçmiş olan ve birbirinden bağımsız olmayan uygulamalar olmaktadır. Bu sistemlerde işlevselleri hardcopy yani kâğıt ortamlarında olan saklama sürelerinde saklama, intranet ya da internetten kurum personellerine ya da yetkisi olan kullanıcılar uygulama doküman yönetimi sistemleri olmaktadır. Son yıllarda ise orta ya da büyük ölçekli olan firmalarında gündeminde yer alan bu uygulamalar ise belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların da oluşturduğu yüksek maliyetlerin de minimum seviyede tutulması için geliştirilmiştir.

İlk olarak arşiv yönetim sistemleri yer almaktaydı ve ilk arşiv yönetim sistemleri Roma, Babil, Eski Mısır, arşivlerinde AYS nin de ilk örneklerini ve tasnif sistemleri yer almaktadır ve bunlar ise tamamen kataloglama sistem temellerini oluşturmaktaydı. Bilgisayar sistemleri ve teknolojinin de giderek gelişmesi ile birlikte yazının ve doküman yönetimi sistemlerinin bilgisayar ortamında saklanabilmesi için zamanla elektronik belgelerin de bu sistemlere dahil edilmesi ile AYS süreçlerinden DYS süreçlerine geçilmiştir. Bu sistemlere ise tarayıcı teknolojisinin de gelişmesi ile birlikte dijitalleştirme de eklenmiştir.